レンタルオフィスを借りる際に利用してみたいサービスの一つに「電話秘書サービス」があります。他にも電話代行サービス、秘書代行サービスという名称でも呼ばれているものですが、端的に言うと会社の電話番号宛にかかってきた電話の応対を自分の代わりにしてくれるサービスです。
この電話秘書サービスは、ほとんどのレンタルオフィス事業者で行われているサービスですが、月額利用に含まれているところもあれば、オプションで追加するところもあり、各社によって利用の仕方が異なります。
起業したての人や、中小規模事業者の中には電話応対可能な人間が自分一人、というケースも多いのではないでしょうか？にもかかわらず打ち合わせや移動の際に電話がかかってきても、きちんと対応している暇がない、ということが往々にしてありませんか？
しかし、電話秘書サービスが利用できれば仕事上の機会損失を減らすこともできますし、逆に迷惑電話や営業電話の対応で無駄な時間を取られなくても済みます。
そこで今回は、電話秘書サービスとはどのようなサービスなのか？レンタルオフィスで電話秘書サービスを利用するメリットなどについてまとめてきました。
目次
レンタルオフィスの電話秘書サービスについて
レンタルオフィスで電話秘書サービスを利用すべき人というのは、先ほども述べた通り、起業したての人ということになります。起業直後ではビジネス上個人の携帯番号を知っている人は少なく、ホームページや名刺に書かれた会社の電話番号に対して連絡を取ってくることがほとんどでしょう。
その際、会社の電話番号にかかってきた電話に出られないということは、「いつ電話してもつながらない」「会社の実態があるのかどうか不安」というように、会社の印象を悪くしてしまうことにつながりかねません。そこで電話秘書サービスの利用が役立ってくるのです。
レンタルオフィスの電話秘書サービスは、電話秘書サービスを契約した際に与えられる電話番号(これが会社の電話番号となります)にかかってきた電話を、レンタルオフィスのコールセンターが代わりに受けて対応してくれるものです。
電話応対のフロー
一般的な電話応対の流れですが、かかってきた電話の相手に契約者の会社名を名乗った上で「担当のものが不在である」という旨をお伝えし、電話をかけてきた相手の会社名や名前、電話番号、用件を伺い「折り返しご連絡させます」と伝えて電話を切ります。その後、契約者に電話の内容をメール等で連絡し、かけてきた相手に本人が折り返し連絡する、といった流れとなります。
電話秘書サービスでは、かかってきた電話番号でどの会社宛の電話かを把握することはできますが、他にも同様の対応を行っているため、契約者の会社の事業内容までは詳しく把握していません。
単に今不在なので折り返しをさせるということだけを行ってくれるサービスですので、少々機械的な対応となってしまいますが、それでも人間が応対するので電話をかけてきた相手の心象がそこまで悪くなることはないでしょう。
とはいえ、電話秘書サービスは一般的になってきているため、応対している相手が電話秘書サービスを利用していることがわかってしまうことはよくある、ということは知っておきましょう。
その他、不動産投資や金融商品の勧誘電話などをしっかりシャットアウト対応してくれるところもあります。
レンタルオフィスの電話秘書のレベルについて
レンタルオフィスには何人かの電話対応オペレーターがおりますが、ある程度の規模のレンタルオフィスではきちんとオペレーターの応対研修を行うなどして、スキルを高めるトレーニングを行っています。このへんの電話応対は、レンタルオフィス側も契約している会社とお客様との接点であることを十分に理解しており、かけてきた相手に失礼にあたることがないようしっかりと対応しています。
中にはアルバイトではなく正社員にしか対応させないとしているレンタルオフィス事業者もあるようです。
レンタルオフィスで電話秘書サービスを利用するメリット
ここからはレンタルオフィスを契約して電話秘書サービスを利用するメリットについて見ていきましょう。
以上のようにレンタルオフィスのサービスの一つである電話秘書サービスは、契約者の電話に関する負担を減らしてくれるというメリットがありますが、その他にもいくつか良い点があります。
企業のイメージ向上に貢献する
レンタルオフィスでは、電話秘書サービスを利用する契約者に対して固定電話を提供してくれます。その番号は会社の番号として利用でき、ホームページや名刺に記載しお客様とのやり取りを可能にします。
すでに取引を行っている関係や、携帯番号を知っている相手であれば直接形態に連絡を取ってくることがあるかもしれませんが、新規のお問い合わせや行政関連の連絡などには会社の電話番号を通して連絡が来ることでしょう。
その際に電話をかけても留守電になってしまう、不在が続いて会社の実態が疑われてしまうというようなことがあれば、企業イメージが損なわれてしまいかねません。
しかし、電話秘書サービスを利用することでそのような問題に対して未然に対処することができます。
また電話秘書が応対することで、実態は一人の会社でも複数人社員がいるように思わせることができるので会社の規模感で相手を不安にさせることが少なくなるでしょう。
新規案件のチャンスを失わない
「ホームページにお問い合わせフォームがあるので、仕事の依頼はホームページから来るように準備している」そのように言われる方もいらっしゃいますが、緊急で素早く連絡を取りたい時に人は電話をかけて対応しようとするものです。
もしお客様が急を要していて、あなたの会社を見つけ電話をかけてきた時に電話がつながらなかったという場合、お客様は電話を切ったあと他の会社を探して電話がつながったところに依頼をしてしまう、ということがあるかもしれません。その結果取れるはずの新規案件を失ってしまったということにならないよう、まずは電話にでておきたい、という願望もあるのではないでしょうか？
電話秘書サービスはこれらの対応を行ってくれる上、営業勧誘の電話を取り次がないようにもしてくれますので、本人はストレスを感じることなく必要な電話だけを対応すればよいことになります。会社にかかってくる電話のうち仕事につながるものは数％しかないかもしれませんが、それでも電話がつながることで得られる案件もあるわけです。
電話対応に労力をかけず仕事に集中することが可能
法人登記を行い、ホームページや名刺を通じて会社の電話番号が公開されれば、様々な電話がかかってきます。
仕事をする上でストレスに感じることの一つに「電話による仕事の中断」がありますが、集中して仕事をしている時に業務とは全く関係ない電話がかかってきて、どこまで対応していたかわからなくなった、ということは誰しも経験があるのではないでしょうか。
ましてや起業したてでスタッフがいない状態の会社であればすべて自分で応対しなければならず、そのたびに仕事が中断されてしまっては進むものの進みません。
そんな時にレンタルオフィスの秘書代行サービスに対応を任せることにより、仕事に集中することができます。
間違いやすい電話秘書代行サービスと電話転送サービスの違いとは？
よく混同している方がいるようですが、「電話秘書サービス」と「電話転送」サービスは、名前は似ているもののまったくサービス内容が異なるものです。
電話秘書サービスはこれまで説明してきたようなサービス内容なため割愛しますが、「電話転送サービス」はレンタルオフィスで契約している固定電話にかかってきた電話を、自身のスマートフォンや指定した電話番号に自動転送設定するサービスのことを言います。
電話を受ける人間は秘書代行ではなく契約者本人となりますので、通常のスマートフォンでのやり取りとあまり変わりありません。
ただしスマートフォンで転送を受ける場合、通常であれば知っている人からしかかかってきませんが、転送サービスを利用した場合、転送元の電話番号(契約電話番号)が画面に表示されることになります。その段階では誰からの電話かは出てみるまで分かりません。電話を取りこぼさないという問題は改善されますが、営業勧誘電話の対応のストレスは残ってしまう可能性は考慮しておく必要があります。
電話秘書サービスがあるレンタルオフィスを探しているなら銀座ビジネスセンターがおススメ
以上、電話秘書サービスとはどのようなサービスなのか？レンタルオフィスで電話秘書サービスを利用するメリットなどについて見てきました。
電話秘書サービスのクオリティはレンタルオフィスによって大きく異なります。本当に質のいい電話秘書を受けようと考えているなら銀座ビジネスセンターがおススメです。
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契約即日から利用可能、利用に関する契約期間の縛りはなく、1か月単位での使用が可能なため、安心して契約できるのがとても魅力です。
まだレンタルオフィスを決めかねているというのであれば、安心・安全の「銀座ビジネスセンター」をホームページでチェックしてみるところから始めてみては？
| レンタルオフィス銀座ビジネスセンター | |
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| 形態 | レンタルオフィス、バーチャルオフィス |
| 料金 | 月額11,000円(税込)～ |
| 拠点 | 銀座 |
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