レンタルオフィス契約前に必ず確認すべき項目

レンタルオフィスはとても便利なものですが、だからといってどこでもいいというわけではりません。それぞれのレンタルオフィスには違いがありますし、だからこそ契約前にはさまざまな面で確認が必要になってきます。今回は、レンタルオフィス契約前に確認すべき項目について詳しくご紹介していきたいと思います。

雑居ビルではないか?

まず、雑居ビルではないかどうかという部分です。雑居ビルは雑居ビルでその佇まいも魅力的ではあるのですが、ビジネスシーンにはやはり相応しくありません。実際にレンタルオフィスを利用する側にしてみれば、クライアントを呼ぶのが恥ずかしくなります。クライアントからも「こんなところにオフィスがあるんだ……」と不信感を抱かれるかもしれません。

ビジネスシーンで利用するレンタルオフィスだからこそ、ぱっと見の印象も大切になってきます。ビジネスシーンで重要となってくる信用や信頼といった部分は、オフィスの印象によっても大きく左右されることになるのです。よりよい印象を与えられるような場所にレンタルオフィスが構えられていることも大切です。

受付などが駐在しているか?

オフィスに受付などが駐在していると、それだけで安心感を抱くという方も多いでしょう。実際に、受付などが駐在しているだけできちんとしている印象を受けます。だからこそ、レンタルオフィスでも受付などが駐在しているかどうかは重要なポイントとなってくるのです。

受付などが駐在していないレンタルオフィスであれば、クライアントが突然訪れたときに不信感を抱いてしまうでしょう。クライアントに不信感を抱かせないためにも、受付などが駐在しているレンタルオフィスを選ぶようにしましょう。

個室などの面談室があるか?

オフィスに限ったことではないのですが、つい立てだけで区切られたスペースでの面談に抵抗感を抱く方は少なくありません。すぐそこに人がいる感覚はもちろん、話し声やその内容までもが聞こえるとそれだけで不快という方もいます。それに、話し声やその内容が聞こえるということは、逆に相手にも聞こえているということになります。ビジネスシーンでこれほど不安なことはないでしょう。

個室などの面談室があれば、誰かに聞かれてしまう心配もありませんし、人の話し声などで気が散ることもありません。クライアントも安心するでしょうし、安心するからこそ有意義なやり取りができるようになるのです。レンタルオフィスにおいて個室などの面談室はまさに必須なのです。

郵便物の転送は毎日か?

ビジネスシーンでのやり取りというと、メールか電話かというイメージがあるかもしれません。確かにメールや電話を使うことも多いのですが、郵便物でのやり取りというのも当然発生してきます。しかも、重要度の高いものほど郵便物でのやり取りをする傾向にあります。だからこそ、レンタルオフィスでは郵送物の転送もチェックしなければいけません。

郵便物の転送というのは当たり前というか、レンタルオフィスには欠かすことのできないサービスです。ただ、その一方で週に1度しか転送してくれないというところも少なくありません。正直なところ、週に1度というペースではビジネスになりません。ビジネスシーンではスピーディーな対応が求められますので、毎日郵便物を転送してくれるレンタルオフィスでなければいけません。

受け取れない郵便物がないかどうか?

郵便物と一口に言ってもいろいろなものがあります。仮に本人が不在であったとしてもポストに投函されるようなものもありますし、本人でなくとも受け取れるようなものもあります。しかしながら、郵便物の中には本人でないと受け取れないというものもあります。だからこそ、レンタルオフィスではどの郵便物を受け取ることができ、どの郵便物が受け取れないのかを事前に確認しておく必要があるのです。

基本的にスタッフが駐在していれば、郵便物の受け取りはできるでしょう。ただ、さすがに本人受取限定郵便や宅急便などになってくると難しい部分も出てきます。そういった場合には不在票を受け取ってもらい、後日、本人が取りに行くなどの対応が必要になってきます。受け取れない郵便物は何なのか、もしそういう郵便物が来た場合にはどうするのかを事前に確認しておきましょう。

部屋が清掃されているか?

基本的にオフィスというのは、働く場所です。そのため、汚れやすい場所でもあります。特に、レンタルオフィスとなってくればいろいろな方が出入りすることになりますので、より汚れやすいとも言えるかもしれません。ただ、だからといって汚れたものを汚れっぱなしにすることは望ましくありません。汚れているとそれだけで人に不快感を与えてしまいますし、汚れているオフィスというだけでいかにも仕事ができないような印象を与えてしまいます。

何よりもレンタルオフィスにはクライアントがやってくるのです。大切なクライアントがやってくるのに手あかのついた机や消しゴムのかすなどがそのまま……なんてことがあれば、クライアントに失礼です。中には「無礼な!」と怒って帰ってしまうようなケースもあるかもしれません。基本的にレンタルオフィスというのは不特定多数の方が利用するスペースになりますので、部屋の清掃というのは必須です。レンタルオフィスの契約をする前には、部屋がきちんと清掃されているかどうかを確認するようにしましょう。

登記ができるのか?

レンタルオフィスというのは、基本的にビジネスのために利用する場所です。そのビジネスにおいて、重要となってくるのが登記です。登記というのは簡単に言ってしまえば、権利関係などを社会に公示するためのものになります。登記事項というのは誰でも自由に閲覧できるようになっていますので、クライアントにしてみるとビジネスをする上で実態を確認することにもつながってきます。安心材料といってもいいでしょう。

ただ、レンタルオフィスであればどこでも登記ができるというわけではありません。登記ができず、あくまでも作業場所を提供するだけというレンタルオフィスもあります。当然、そういうところでは登記ができませんし、登記ができないことによってビジネス上、不利になるということもあり得ます。レンタルオフィスの契約をする際には、登記ができるのかどうかをしっかりと確認しておきましょう。

スタッフが馬鹿ではないかどうか?

とても失礼な言い方になってしまうのですが、レンタルオフィスにおいてはスタッフが馬鹿ではないということも重要なポイントになってきます。今はコンビニのバイトですら、電子レンジでチンした熱々のものと冷たいアイスを一緒に入れるのを当たり前と考えているような時代です。信じられないほどの馬鹿が存在するということは、事実として受け止める必要があります。

スタッフにおかしな者がいると受付で失礼な対応をしたり、郵便物を間違えて他社に転送したり、電話連絡を忘れたり……といった事態になりかねません。こうなってくると、むしろいないほうがマシというレベルです。レンタルオフィスと自分は別個の存在ではありますが、クライアントには関係のないことです。レンタルオフィスで信用や信頼を失わないためにも、レンタルオフィスのスタッフの確認もしておくべきです。

オフィス選びで失敗したくないなら銀座ビジネスセンターがおススメかも?

以上、レンタルオフィス契約前に必ず確認すべき項目ついてまとめてみました。とはいえ、オフィスの選び方に自信がない方はぜひ一度銀座ビジネスセンターを内覧しては?

銀座ビジネスセンターは創業2000年、およそ20年に渡りレンタルオフィス業界のリーディングカンパニーとしての地位を保ち続けています。業務拡大に伴い数度の移転を経て、現在は銀座風月堂ビルという銀座6丁目の一等地で、450㎡のワンフロアーを使ったバーチャルオフィスと22の個室を時間貸しするサービスの提供をしています。

銀座ビジネスセンターには主に5つの特徴があります。

1.常時10人の常駐秘書サービス

銀座ビジネスセンターには、月曜から金曜の平日9:00~20:45まで常駐秘書が待機しております。

常時10名の高いスキルを持つ秘書は、それぞれの会員様への電話対応から郵送物や宅配物の受け取りサービス等、丁寧かつ正確に対応してくれます。

2.銀座一等地の場所というステータス

銀座ビジネスセンターの住所は「東京都中央区銀座6-6-1 銀座風月堂ビル5階」。まさに銀座の中心地にあります。ですから、クライアント様との商談の際にも自信を持ってご利用いただけますし、この住所を利用できることにより、クライアント様への信用度向上、会員様自身のステータスを高めることに貢献してくれます。

3.安心安全のセキュリティー対応

銀座ビジネスセンターでは、2~3名ほどの部屋から16名が利用可能な完全個室22の部屋が用意されています。それぞれの個室は天井まで壁があるため気密性の高い作りとなっています。

また、各部屋はそれぞれ施錠によってプライバシーの確保がなされており、営業時間外は警備会社によるセキュリティシステムの作動、カメラによる監視システムにより安全管理を徹底しております。

さらに郵送物に関しても、秘書が個人情報保護に十分配慮した形で安全に預かり・毎日転送してくれます。

4.ご契約当日から利用が可能に

銀座ビジネスセンターはご契約当日から利用可能!必要書類の提出や申込書のご記入、ご捺印、入会金および基本料金支払い完了時点で即ご契約・ご利用が可能です。その際に敷金・礼金、保証金、更新料、保険料等は一切不要となっています。

また、一般的なレンタルオフィスでありがちな半年または1年以上といった最低契約期間の縛りがなく、1か月単位で利用できます。

5.ビジネススタートに最低限必要な備品も完備

銀座ビジネスセンターには、ビジネス開始に必要となるネット環境やホワイトボード、プロジェクターといった備品類もすべて備え付けら20れており、それらを無料で使用することができます。事業開始で何かと物入りとなりがちな時期にコストをかけずに利用できるのは非常に便利です。

このように、銀座ビジネスセンターであれば、法人登記から口座開設を見越したレンタルオフィス契約を行うことができ、ビジネスを円滑に進めていくことができます。
もし法人登記に不安がある、オフィス所在地にはこだわりを持ちたい、とお考えなら、銀座ビジネスセンターをおススメします!

筆者お気に入りのレンタルオフィス
レンタルオフィス銀座ビジネスセンター

詳細はこちらまで

「業界の先駆者」としての信頼と実績!秘書サービスも魅力。
今では一般的になったレンタルオフィスですが、その先駆者とも言えるのがレンタルオフィス銀座ビジネスセンターです。信頼と実績に加え、常時10名の秘書が提供する丁寧で正確な秘書サービスが強みです。
形態 レンタルオフィス、バーチャルオフィス
料金 月額10,000円~
拠点 銀座
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