契約してみてわかったレンタルオフィスの落とし穴

レンタルオフィスを利用するにあたってすべて順風満帆に契約が進む、利用において不満がおきないということはありません。契約前には特に目立たなかったこと、また契約後に発覚するようなことで「レンタルオフィス契約に失敗した」と感じることも出てくるでしょう。レンタルオフィス契約にあたっては事前検討時の情報収集や契約時に運営側への質問・疑問の確認はとても重要です。

ここでは契約内容と事実が異なった、契約を破棄したいといったことがないようするため、一般的なレンタルオフィス契約において「この点に注意して契約を行うと良いですよ」といったポイントについて見ていくことにしましょう。

契約前に確認しておきたい点

レンタルオフィスに関する問題には、大きく分けて「契約前にわかること」と「契約した後に発覚した(内覧時や契約前にはわからなかった)」ことの2つがあります。

その1:料金設定

レンタルオフィス契約をする前、運営会社によっては集客を目論んでいるため特別キャンペーンを行って「今申し込んだ方だけ特典」を設定して賃料を安くしたり、初期費用を無しにしたり、割引したりすることがあります。その期間や内容は会社によってまちまちですので、事前にそのキャンペーン価格がいつまで適用されるものなのかをしっかりつかんでおく必要があります。悪質な運営会社などは、キャンペーン期間をしっかり明示しなかったり、非常にわかりにくい場所に記載していたりするところもあるようです。その結果、キャンペーン期間が終わった瞬間に、当初見込んでいた価格の倍の値段を請求されたりすることも。

この傾向は安さを売りにするレンタルオフィスや高額すぎて集客に苦戦しているレンタルオフィスに多いようですので、価格だけでレンタルオフィスの良し悪しを判断したり、検討する場合には十分注意が必要です。

また、基本料金は安く設定しているものの、オプション料金がわかりにくく、いろいろなサービスを付加していった結果、高額な費用を請求されるということもあるのだとか。オプションとして秘書サービスは有償となるところも多いですが、格安レンタルオフィスなどでは、郵便物の転送対応などが有償対応で、1か月の郵便物の数によって金額が変動するといったプランを設けているところもあります。

料金で揉めないためにも、自分の希望するプランの場合には、いったいいくらぐらいの料金がかかるのか、オプション料金も含めてしっかりと把握しておきましょう。

その2:法人登記・銀行口座開設が可能かどうか

最近のレンタルオフィスでは法人登記が行えるところも多く、その結果レンタルオフィス周辺で法人銀行口座開設を行う方もいるようです。法人登記自体は法務局で所定の金額を支払い、手続きすれば法人設立は可能ですが、問題となるのは銀行口座開設。振込詐欺や給付金詐欺といった社会問題の発生に伴い、銀行口座開設は以前に比べて審査も厳しくなっていると聞きます。その結果、法人口座開設がうまく行かずに四苦八苦してしまうことも。

とはいえ、最近の傾向としては、ネット銀行のように実店舗を伴わない銀行口座であれば比較的口座開設は楽にできるようなのですが、実店舗に比べれば信用度からすると正直なところかなり弱いのが現状です。せっかく主要駅付近のレンタルオフィスを契約したのに、近くのメガバンクで口座開設を断られた、といったことがないように、契約を検討しているレンタルオフィスが口座開設しやすいレンタルオフィスなのかを確認しておきましょう。しかしながら、事業内容的に審査が通りにくいという業態もありますので、レンタルオフィス側の問題だけではない点も注しておかなければなりません。

その3:バーチャルオフィス利用がメインだからといって内覧せずにネット経由で契約はNG

レンタルオフィスの利用形態は、基本個室利用がメインになると思いますが、中にはバーチャルオフィスとして住所利用をメインとする方もいることでしょう。個室はあまり使う予定がないからといって、実際にレンタルオフィスがある場所に下見もせずに契約することは絶対にやめましょう。実際にあった話で、バーチャルオフィスをメインとして利用していた1人会社の社長さんが、数年後ビルの建て替えにより3か月以内に退出するようにいきなり通告されたといった話があります。もし何度か個室利用を兼ねてレンタルオフィスに来ていれば事前に情報をつかめたり、建物自体の古さなどに気づけたかもしれませんが、ネットからの情報ではきれいな写真や良いことしか掲載されておらず、建て替えが必要なビルだとも思わなかったとか。

また、クライアントによってはレンタルオフィスとはいえ、オフィスに訪問したいという方もいらっしゃいます。その場合に、レンタルオフィスに来たことがないということになれば、勝手がわからずクライアントを不安にさせてしまうこともあるかもしれません。さらに「徒歩〇分」という記載によりそれほど遠くないと思ってた場所が、実際はかなり遠い場所にあったということをクライアントと共に初めて知った、といった事も起こり得ます。

そうならないためにも、契約を検討するレンタルオフィスは必ず下見をするなどして、現物を確認しておきましょう。

その4:郵便物対応

レンタルオフィスでは郵便物の受取・保管・転送対応を行ってくれるところもあります。基本料金に含まれるかどうかはさておき、その郵便物がどれくらいの頻度で手元に届くかは事前に確認しておく必要があります。郵便物には非常に重要なものもあり、受け取りに時間がかかってしまうことでその後の対応に手間がかかったり、営業機会損失につながったりすることがあります。クライアントとのやり取りにおいて、レンタルオフィスを利用している旨を伝えている場合であれば特に問題が無くても、レンタルオフィスを利用しているということをクライアントに伝えておらず、送った郵便物をすぐに受け取っていないということで、トラブルが発生しないように気を付けてる必要があります。

一般的なレンタルオフィス利用では週に1回転送対応してくれることが多いものの、緊急性が高いものに関しては、オプション料金がかかったとしても即日対応してくれるようなレンタルオフィスがベストです。無人レンタルオフィスのように書留や速達などを受け取れないレンタルオフィスはできるだけ避けるようにしておきましょう。

契約後に起こりうるかもしれない問題点

レンタルオフィス契約後にもしかしたら気づくような問題もあるかもしれません。こちらについては契約してみないとわからないこともありますので、一例としてお伝えしておきます。

その1:個室利用で静かに仕事が出来ると思ったら、隣の声が筒抜け

レンタルオフィスの内覧を行ってもなかなか気づけないことに、隣の部屋利用の声が聞こえるかどうかということがあります。たまたま人が少ない時間だったり、打ち合わせをしていない時間だった、電話・オンラインミーティングをしていなかったなどが重なれば、「静かなレンタルオフィスだ」と思ってしまうかもしれません。しかし、実際に契約して利用を開始したところ、隣の声が丸聞こえだったということに気づき、契約後すぐにストレスから退去を検討してしまうということもあるようです。また、人の声以外にも通りに面しており交通量が激しくて気になる、長引きそうなマンション工事で騒音がきつい、といったこともあるように、契約時と実際に利用する時期では環境が異なる点も考慮しておく必要もあります。しかし、どうにもならないケースもある点は覚悟しておかなければなりません。

これを避けるには、できるかで部屋の防音対策がなされているレンタルオフィスを探すこと。ただし、防音対策がしっかりしているレンタルオフィスは比較的コストが高めに設定されていることもありますので注意が必要です。

その2:スタッフのサービスレベル

レンタルオフィス内覧時に対応してくれたスタッフは非常に優しかったのに、契約後のスタッフは機械的な対応であまりよくない、そんなこともあると聞きます。また、お茶出しを依頼することもできず、自分でお茶のペットボトルを購入し対応しなければならなかった、郵送物の間違いが多発していた、などサービスクオリティが属人的であったりすることが多く、スタッフへの教育研修が行き届いていないレンタルオフィスの場合は、日によってサービスクオリティが下がることもあるわけです。

レンタルオフィス契約をしている以上、来客時対応や電話対応などでは、クライアントに「レンタルオフィスのスタッフ=自社のスタッフ」として見られているということは決して忘れてはいけません。しっかり教育研修しているレンタルオフィスであれば、複数人スタッフがいてもサービスレベルが均一化されており、いつでも同じようなサービスが受けられますので安心です。契約前の電話対応や内覧時のスタッフの動き対応などから、検討しているレンタルオフィスのスタッフクオリティをしっかり確認しておきましょう。

レンタルオフィス契約で失敗したくないなら「銀座ビジネスセンター」がおすすめ

銀座にあるレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」は以上で見てきた契約時の問題・課題をクリアにすてくれるレンタルオフィス。銀座6丁目にある「銀座風月堂ビル」5階の銀座ビジネスセンターは、セキュリティ面や防音については、天井まで壁に隙間がない完全密閉型の個室スペースとなっており、オンラインミーティングや対面打ち合わせでも隣の声が聞こえることはありません。スタッフのクオリティも非常に高く、正社員採用の秘書がしっかり教育研修を受けたうえで会員対応を行ってくれるので、満足いくサービスが常に受けられます。郵便対応も基本料金に含まれ、特別な郵送物でない限り、基本的には郵便物の受け取り拒否はありません。料金も明朗会計、法人登記・銀行口座も行える、安心安全のレンタルオフィスです。

そんな「銀座ビジネスセンター」の利用料金ですが、月額11,000円から55,000円まで4つのプランがありサービス内容がそれぞれ異なります。いずれのプランでも法人登記・口座開設に必要な住所利用が可能であること、郵便物の受取・保管・転送対応が付いています。個室利用に関しては1時間1,760円から、使いたい時に使いたい分だけ利用可能な時間貸しタイプのレンタルオフィスです。

これからレンタルオフィスを検討している方、契約時に落とし穴に落ちないよう、ぜひ銀座にある「銀座ビジネスセンター」の内覧からスタートしてみませんか?

筆者お気に入りのレンタルオフィス
レンタルオフィス銀座ビジネスセンター

詳細はこちらまで

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今では一般的になったレンタルオフィスですが、その先駆者とも言えるのがレンタルオフィス銀座ビジネスセンターです。信頼と実績に加え、常時10名の秘書が提供する丁寧で正確な秘書サービスが強みです。
形態 レンタルオフィス、バーチャルオフィス
料金 月額11,000円(税込)~
拠点 銀座
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