会議室や応接室の収容人数が少ないレンタルオフィスには要注意

レンタルオフィス契約を検討する場合、個室のサイズや金額については他社と比較しながら徹底的に調べ、どのレンタルオフィスを利用しようかを真剣に考えると思います。

しかし、その際会議室(商談室)や応接室のサイズおよび収容人数まで踏み込んで調べている人はあまり多くないのではないでしょうか?

レンタルオフィスを利用するメリットには個室を借りられることはもちろん、会議室や応接室が使用できるというのがあります。ただ会議室や応接室があるというだけで詳しく確認せずに契約してしまったために、実際の利用時に不都合が生じてしまった、そんなことが実際にあるようです。

そうならないためにも、今回はレンタルオフィスの会議室や応接室の特徴や、レンタルオフィス契約をする際にチェックしておくべき会議室や応接室のポイントについて見ていきましょう。

レンタルオフィスの会議室(商談室)や応接室はどんなものか?

レンタルオフィスにはデスクワークを行える個室のほかに、打ち合わせや面談に利用できる会議室、少々広めのレンタルオフィスだと簡易的な打ち合わせができる応接室なども備わっています。

会議室と応接室の違いですが、しっかりと間仕切りされホワイトボードなどを用いて打ち合わせを行うスペースのことを会議室、雑談や簡易的な打ち合わせができるようなゆったりしたスペースのことを応接室と呼びます。

会議室の机や椅子は業務用のものが設置され、プロジェクターやパソコンが利用できるように机にコンセントが用意されているものもあります。

一方応接室にはそのような業務的な家具類はなく、深く腰掛けられるソファとローテーブルが置かれているような環境です。

一般的なレンタルオフィスでは個室の数に対して会議室の数が少なく、利用する際には予約が必要となるところがほとんどです。応接室に関してはスペースの関係で設置されていないところもあります。

会議室や応接室を利用するメリット

レンタルオフィスの会議室は通常1時間いくらという形で借りることができます。

起業したての人が自宅で法人登記した場合、またバーチャルオフィスを利用しているといった人であれば、打ち合わせを行える場所はカフェやホテルのラウンジ、または相手のオフィスに出向くことぐらいしか選択肢がありません。

カフェなどのオープンスペースでは、込み入った話は情報漏洩の観点からも難しいですし、騒音もひどく集中して打ち合わせをすることが難しいのが現状ではないでしょうか。

しかしレンタルオフィス契約をしていれば、予約が必要とはなるもののオフィス内の会議室や応接室を使うことができ、自分のオフィスに相手を招き入れて打ち合わせを行うことができます。

またカフェなどと違って会議室であれば、セキュリティや気密性も保たれるので踏み込んだ話をしても安心ですし、ホワイトボードやプロジェクターを利用して多角的な打ち合わせが行えるため、ビジネスを有意義に進めることができます。

会議室や応接室のサイズや席数

会議室や応接室の広さですが、多少広いレンタルオフィスだと6名から10名程度利用できるところもあるようですが、一般的には2人から4人程度が座れるぐらいのサイズのところがほとんどです。

そのような会議室で、たとえば4名の利用可能な会議室に、こちらの参加人数が自分1名、クライアントが3名で来訪して打ち合わせするとしましょう。2名ずつの対面型の机しかない場合、クライアントの1名は自分の隣に座ることになり少々打ち合わせがしにくい状況となってしまいます。

特に大きな会社の場合多人数で会議に参加することも多いため、通常のレンタルオフィスの会議室クラスの広さでは定員オーバーになってしまうことが往々にしてあります

銀座ビジネスセンターの部屋利用が優れている点

そんな中、多人数での部屋利用が可能なレンタルオフィスに「銀座ビジネスセンター」というオフィスがあることはご存じですか?

この銀座ビジネスセンターでは2名部屋から16名部屋まで利用人数に合わせて使用することができるんです。

通常のレンタルオフィスでは個室と会議室は明確に分かれていますが、銀座ビジネスセンターはそれぞれの個室が時間貸しで、デスクワークやミーティング、セミナー利用と、利用者の使用スタイルに合わせて柔軟に用途が変化します。つまり、会議室として打ち合わせに利用したい場合には、人数に合わせた個室を借りるだけでよいのです。

この銀座ビジネスセンターがある場所は立地が大変よく、銀座駅から徒歩2分、有楽町駅からでも徒歩5分の場所にあるので、クライアントに来ていただくにも交通の便が良く最適な環境だといえます。

また、会議室として利用できる部屋は天井まで壁があり音漏れの心配がないので、会議の内容といった機密情報が外部に漏れる心配は皆無と言っていいでしょう。部屋自体には開閉可能な窓が付いており、窓がなく閉塞感がただよう会議室と違い、明るい環境で打ち合わせが可能なんですね。

レンタルオフィスで忘れてはいけない会議室や応接室のチェックポイント

レンタルオフィス契約をする際には、ホームページに書かれている内容を鵜呑みにするのではなく、内覧をきちんと行い、疑問点がないようにした上で正式契約しなければなりません。最初に述べたように、個室スペースのチェックは入念に行うものの、会議室や応接室はスポット的な利用となることや、共有スペースであるため詰めが甘くなりがちです。

とはいえ、クライアントとの打ち合わせで使用する際、クライアントはあなたの会社の会議室という視点で見ていますので、以下のような項目で問題がないかチェックしておきましょう。

会議室や応接室利用後の清掃は行われているか

会議室や応接室は複数の利用者が入れ代わり立ち代わり利用します。利用後にスタッフによる清掃が入るかどうかは重要で、清掃が入らないようなレンタルオフィスの場合(利用者が自分で清掃するようなケース)、机の手あかが残っていたりホワイトボードの消し残しなどがあったりすると、次の利用の番の人が不快な思いをしてしまいます。

もしそのような状況に遭遇したのが自分だった場合、クライアントがあなたの会社に対する心象を悪くしてしまうかもしれません。そのようなことがないように、会議室利用後にスタッフによってきちんと清掃が入るかどうかチェックしておきましょう。

清潔感があるかどうか

先ほどの内容とは少し異なりますが、レンタルオフィス全体に清潔感があるかどうかも重要なポイントです。建物やエントランスだけでなく、各個室や会議室・応接室に至るまで一定の清潔感が保たれてないと、クライアントを会議室や応接室に招き入れる際に与える印象を悪くしてしまいます。
高級感は特別必要ありませんが、壁や床が汚れていたり、コピー機などの備品類が手あかにまみれたりしていないかどうか、内覧の際にしておくことが必要です。特にトイレまわりは見落としがちですのでしっかり確認しておきましょう。

会議室や応接室の予約混雑状況

会議室や応接室は共有スペースです。レンタルオフィスでは予約制になっており、希望した日時に空きがあれば利用することができます。しかし先ほども述べたように、個室に比べて会議室や応接室の数が少ないため、常に会議室の稼働率が高いレンタルオフィスでは、予約を取るのが至難の業というところもあります。

そのため会議室利用を頻繁に行おうと考えている人にとっては、契約前にはしっかりとレンタルオフィス事業者に会議室や応接室の日々の利用状況を確認しておく必要があります。

会議室や応接室の予約が取りやすいレンタルオフィスを探しているなら銀座ビジネスセンターがおススメ

以上、レンタルオフィスの会議室や応接室の特徴や、レンタルオフィス契約をする際にチェックしておくべき会議室や応接室のポイントについて見てきました。

レンタルオフィス契約をしたものの、契約後に会議室の予約がなかなか取れないことが発覚、契約した意味があまりなかった、というようなことにならないためにも、会議室や応接室が利用しやすいレンタルオフィスだといいですよね。

そんなレンタルオフィスを探しているのであれば、「銀座ビジネスセンター」が絶対におススメです。

銀座ビジネスセンターでは2名~16名部屋まで、利用人数に合わせた個室を時間単位で借りることができ、デスクワークにも会議室にも、用途に合わせた利用方法を取ることができます。

この銀座ビジネスセンターは創業が2000年、レンタルオフィス業界のリーディングカンパニーとしての20年の運営実績を持つ老舗の会社です。銀座風月堂ビルのある銀座6丁目に位置し、450㎡のワンフロアーを使ったバーチャルオフィスと22の個室を時間貸しするサービスを常時展開しています。

交通アクセスも地下鉄「銀座」駅(日比谷線・銀座線・丸の内線)のB5出口よりわずか徒歩2分ととても便利なことや、利用料金も非常にリーズナブルに設定されており、契約プランによって金額は異なるものの、月額1万円~の費用で銀座の一等地に法人登記および法人口座開設可能なオフィスを構えることができるんです。

また銀座ビジネスセンターは、必要書類の提出や申込書の記入、ご捺印、入会金、基本料金支払い完了時点ですぐに契約・利用が可能です。加えて敷金・礼金、保証金、更新料、保険料等が一切不要。契約期間の縛りはなく1か月単位で利用可能なため、起業したばかりで資金面に不安がある場合でも、安心して契約することができます。

クライアントに安心して来訪してもらえるレンタルオフィスを探しているのであれば、一度銀座ビジネスセンターのホームページをチェックしてみるところからスタートしてみませんか?

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