無人のシェアオフィスやレンタルオフィスでは利用開始までに1週間以上かかる

事業スタートをシェアオフィスやレンタルオフィス利用で考えている人は少なくないでしょう。一昔前であれば、スモール起業は自宅で行うというのが当たり前でしたが、個人情報の漏洩などセキュリティの懸念やマンションの規約による法人登記の制限などの理由から、スモールビジネス従事者でも比較的簡単にオフィスが確保できるシェアオフィスやレンタルオフィスが人気を集めています。

そんなシェアオフィスやレンタルオフィスには人が介在しない無人タイプ・有人タイプと大きく分けて2つがあります。利用を考える前には、それぞれのメリット・デメリットを鑑みて契約をする必要があります。

今回は、無人・有人それぞれのシェアオフィスやレンタルオフィスの特徴について見ていきます。

そもそもシェアオフィスってどんなもの?

この記事を読まれている人の中には「シェアオフィス」と「レンタルオフィス」の違いがわからないという人もいるかもしれません。簡単にそれぞれの違いを説明しておきましょう。

シェアオフィス

シェアオフィスとは、とくにフリーランスやスタートアップ企業、小規模な事業主に人気があるオフィス形態のひとつで、コストの削減や必要な設備やサービスを効率的に利用できる点が魅力となっています。ひとつのオフィスフロアを複数企業や個人の方がシェアして利用することからシェアオフィスと名付けられています。

シェアオフィスと似たオフィス形態に「コワーキングスペース」があります。コワーキングスペースも複数企業や個人でオフィスフロアをシェアすることに変わりありませんが、それぞれの企業がオフィスのデザインを独自に設計したりできるのがシェアオフィスで、コワーキングスペースの場合は自由度が低く、同じレイアウトのオフィスであったり目立った装飾ができないといった点があります。

シェアオフィスのメリットとしては、敷金・礼金や保証金などが安く設定されていたり、オフィス備品が共用ながら設置されているため、ランニングコストを抑えられることです。また法人登記を行うことができるため、自宅を登記場所としたくない人などに人気となっています。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、賃貸オフィスよりも安い料金でオフィス備品などが一式備わっており、すぐにでも事業をスタートできるオフィス形態を言います。レンタルオフィスという言葉自体は広義な意味で前述のシェアオフィスやコワーキングスペース、さらにはバーチャルオフィスやサービスオフィスも含まれますが、一般的なレンタルオフィスとは、個室利用ができて自分専用のスペースの中で仕事ができる環境が与えられたものを意味しています。

レンタルオフィスもイニシャルコスト、ランニングコスト両方を抑えながらオフィス機能を満たした環境で事業スタートすることができる点がメリットとなります。一般的にはオフィスビルのワンフロアーを個室利用できる形に分割してそれぞれの個室を利用することになります。個室サイズによって費用や利用人数が異なりますが、賃貸オフィスと比べれば利用料は大きく減額できるレベルの料金体系が取られます。

利用するエリアに制限はなく、自宅から多少距離が離れていても利用は可能です。そのため、オフィスとしてビジネス街に登記先の事務所を置きたい場合でも気軽に対応できます。なかには、東京以外に住んでいても東京に本店登記している事業者もいるようです。

通勤コストも考慮する必要あり

シェアオフィスやレンタルオフィス利用にあたっては、月々の賃料がクローズアップされがちですが、実は利用するオフィスまでの通勤コストも大きな出費になります。たとえば、自宅は東京以外(神奈川や千葉など)、オフィスを東京にとなった場合には、利用するオフィスの選定を間違えると、オフィス代より通勤コストのほうが高くついてしまうこともあり得ます。

多店舗展開している運営者であれば、主要駅の近くにオフィスを構えていることも多く、必要最低限の移動で済みます。ただ単体で運営している運営者や、どうしてもこのエリアで起業したいという場合には検討が必要です。

最近は、シェアオフィスやレンタルオフィスがバーチャルオフィスの機能を持つところも多く、郵便物の転送や電話転送が行われるため、毎日オフィスに通いつめなくても自宅で作業したり、カフェなどで仕事しつつも打ち合わせや作業に没頭したい場合にオフィスを活用するといったフレキシブルな使い方もできることが利用者に好まれています。

有人シェアオフィス・レンタルオフィスと無人シェアオフィス・レンタルオフィス

コロナ禍でレンタルオフィス利用が一時期大きくクローズアップされました。通勤できない社員がシェアオフィスやレンタルオフィスを利用しリモートで仕事を行うスタイルが一般的となり、zoomをはじめとしたオンライン会議は日常的なものとなって場所を問わずどこでも仕事ができる世の中になっています。

もちろんそこにはオフィスとは違うさまざまな問題があり、たとえば情報漏洩の危険性に注意すること、モチベーション維持の問題、共有施設であるがゆえ会議室の利用優先順位の問題、衛生面の課題など、自社だけが利用するものではないオフィスとしてしっかり考える必要があります。それ以上に考えておきたいのが有人のオフィスを利用するか無人のものを利用するかです。

有人オフィス

有人オフィスの良い点は、受付にスタッフが待機し、入退室や来訪者を確認してもらえること。最近はかなり物騒な世の中のため監視カメラの設置なども多いですが、それでもやはり人が出入口にいるということは安心感を利用者に与えてくれます。

また来訪者が来た際、有人オフィスであればスタッフが来訪者への応対を行い部屋まで誘導してくれるなどのきめ細かな対応をしてくれるところも多いです。掃除などを行ってくれるのも有人オフィスならでは。人が利用した会議室の手垢がついた机に「うっ」と思ったことのある人はいると思いますが、お客様を呼んで打ち合わせをしようと思った際、会議室利用のたびに清掃に入ってくれるなどの対応があるとないとでは大違いです。

それと契約においても有人オフィスであればスピーディかつスムーズに手続きが進んでいけます。通常オフィス契約する場合には、現地を確認してどのような設備があるか、どれくらいの人が利用しているか、騒音はないか、会議室などの共有スペース利用は現実的に可能か(予約が埋まりすぎてほとんど利用できないこともある)といった点を確認すると思います。その際にはスタッフの対応も選定基準になるかもしれません。有人ですので見学時に不明点もすぐに確認できますし、契約もその場ですぐに進められます。なかには、必要な資料を事前に準備していれば即日利用可能なレンタルオフィスもあるようです。

ちなみに一般的なオフィス契約は

  • ホームページからオフィスに直接お問い合わせをして内覧予約
  • 内覧後に契約条件を確認
  • 必要書類の準備
  • 申し込み
  • 運営側にて審査
  • 契約書締結
  • 契約時の初回支払(以後引き落とし対応などの手続き)
  • 利用開始

といった流れになります。

必要となる書類は会社の登記簿謄本や印鑑証明書、代表者の住民票、代表者の印鑑証明書、身分証明書などです。各種書類はすべて有効期限内のものが必要となりますので、法務局等で最新の資料を準備する必要があります。

無人オフィス

一方で無人オフィスの場合、基本的なやりとりはネット上で主に行われます。ネット上で個人情報など必要となる情報の入力を行い、送信メールを送信、そして契約にあたって必要となる書類を準備します。

とはいえ、利用するオフィスの内見をしないことには契約することはできないでしょう。契約をするオフィスに出向き担当者と面談を行ないます。検討の結果、契約していいということになれば最初に必要な費用の入金となります。そうすると入館用のカードキーが郵送されたり暗証番号を教えてもらうことができてようやく利用を開始することができる、そんな手順です。場合によっては1週間以上利用までに時間がかかることもあります。許容範囲と言えばそれまでですが、すぐに利用したい、緊急を要しているといった場合には少々不満が残ります。

無人オフィスのメリットは、運営側の運営コスト削減により有人オフィスよりもさらに安く利用できること(あくまで相場観の話であり、エリアや利用設備状況、運営側の価格設定によって異なります)。とにかくコストを落としたいという人には非常に理にかなったオフィス形態だと言えるでしょう。

しかし一方で無人オフィスの場合、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れもある点は知っておかなければなりません。有人オフィスであれば突然のアポなし訪問があった場合にも、スタッフが応対をしてくれ連絡先を伺っておいてくれることも。そのため、オフィスに戻ってきたあとで来訪者に連絡することもできます。もちろん単なる営業の場合もあるので、すべての来訪者が有益なものとは限りませんが、なかにはビジネスに直結する出会いがあるかもしれないのに無人オフィスの場合、利用者が不在時には帰られてしまいます。

他にも女性の場合だと夜利用が怖いといったこともあるでしょう。エリアや利用者層を確認したうえで契約しないと、せっかく契約したものの通わなくなってしまったとなりかねません。

シェアオフィスやレンタルオフィスを契約する際には必ず内覧を

最近はあらゆるものがオンライン上で完結する時代となり、便利ではあるものの実際に見た時に「こんなはずじゃなかった」と後で後悔することも増えています。特に高い費用を支払うものに関しては、必ず実物を見ることを欠かしていけません。決められた内覧時間以外の利用を予定する時間帯の現地状況も確認しておきましょう。

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