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はじめに — 無人型シェアオフィスで“がっかり”した話
無人型シェアオフィスは「安い」「自由」「運営コストが低い」といった魅力があり、忙しいビジネスパーソンやスタートアップにとって理想的な選択肢です。しかし一方で、“人がいない”がゆえの不安やトラブルが生じる場面も少なくありません。とくに「入館カードを紛失した」「ロックが解除されない」「緊急時に誰にも連絡がつかない」といった体験は、一度は体験したことがあるはず。
たとえばこんな場面、ありませんか？
- 朝急いで出社したら入館カードが見当たらず、自宅に戻ることになった。
- 来客を迎える予定だったのにゲストが入れず、信頼を失ってしまった。
- 入館カードを忘れて出社を断念し、自宅へ戻った。
こうした「がっかり」は、単に不便なだけでなく仕事の機会損失や対外的な信用低下に繋がることがあります。本記事では、本稿では、無人型シェアオフィスに起こり得る各種トラブルおよび運用上の問題点を整理したうえで、利用者が「安かろう悪かろう」に陥らないための選定基準と実務的対策を提示します。
無人型シェアオフィスで実際に体験したトラブル
朝の慌ただしさの中で、鞄の中を何度も探した。いつも入れているはずの入館カードが、今日はどうしても見つからない。今日は重要なプレゼンがあって、遅刻など許されない。
慌ててスマホで管理会社の連絡先を探す。が、電話番号は見当たらない。受付に人がいるタイプのオフィスなら、飛び込めばなんとかなるはずだ。だがここは無人型のシェアオフィス。表記されているのは「お問い合わせフォーム」だけ。スマホで事情を淡々と打ち込む。「入館カード紛失のため、本日入館できません。」と送信ボタンを押す。送信完了の画面が表示され、期待と不安が入り混じる。
待つ。10分、30分、1時間。画面の更新を何度も確認するが、返信は来ない。焦りは募る。結局、その日は自宅に戻る決断をした。プレゼンはオンラインに切り替えたが、来客予定だった相手や同僚の顔に申し訳なさが広がる。あとで分かったことだが、問い合わせに対する最初の反応は「翌日」だった。24時間という時間は、業務にとっては永遠のように長い。
翌日、ようやく運営側からメールが届く。「再発行には費用がかかりますがよろしいですか？」とのこと。費用の案内だけで、再発行のスケジュールについては曖昧だ。こちらが「いつ届きますか？」と尋ねても、返事はまた翌日。電話一本、即時対応してくれるわけではない。やり取りはメールの往復でしか進まない。支払い方法、再発行にかかる日数、発送先の確認――小さなことが一つずつ時間を食っていく。
やっと「再発行します」という確定のメールが来た。しかし、そこにも具体的な到着予定日は書かれていない。「発送しました」との連絡を受け取り、数日後にポストを確認してもカードは届かない。問い合わせにメールを送ると、返事は遅く、ようやく判明した事実は――発送先を間違えていた、ということだった。こちらが伝えた住所とは別の住所に送ってしまったらしい。ミス自体より、その事実を伝える遅さに憤りを感じる。
再発送の手配がされ、ようやく手元にカードが届いたのは、最初に問い合わせてから三週間後だった。三週間。働く者にとっては長すぎる時間だ。その間の不便、立て替えたカフェ代や別会場での会議費用、そして何より失った信頼や機会――それらについて、当然のように補償や誠意ある説明はなかった。毎月の利用料さえ払い続けているのに、「申し訳ありません」の一言も無い。
振り返ると、怒りと同時に自己責任の思いもある。無人オフィスとはいえ、契約前にしっかり確認すべきだった項目は山ほどあった。電話サポートの有無、緊急対応のフロー、再発行の所要日数、費用の上限、そして何より「問い合わせに即応する体制」が整っているかどうか。契約してみないと分からない――それが今回痛感した現実だ。
だが、それでも言いたいことがある。サービスを提供する側には最低限の責任があるはずだ。無人であっても、ユーザーが困ったときすぐに手を差し伸べる仕組み、代替アクセスの用意、ミスをしたときの迅速な謝罪とフォロー。たったそれだけで、利用者の信頼は大きく違ってくる。この三週間の経験は、単なる不快な思い出で終わってほしくない。これから同じような選択をする人たちが同じ目に遭わないためにも、自分の体験を声にしておく価値がある。
最後に、同じ失敗を繰り返さないための決意を胸に刻む。次にオフィスを選ぶときは、料金だけで決めない。連絡手段、対応時間、代替フロー、レビューの中身――確認できる限りの情報を洗い出し、納得してから契約する。もし運営側が「無人であること」を理由に誠実な対応を怠るなら、たとえ安くてもその選択肢は外すだろう。便利さと安さの裏にあるリスクは、十分に理解しておくべきだ。
最低1名の常駐で、安心と信頼を買う──安さだけで失敗しないオフィス選び
無人だから安い――それだけでオフィスを選んでしまうと、思わぬ損失を被ることがあります。入館カードの紛失や設備トラブル、来客対応や緊急時の一次対応が遅れると、「時間」「信用」「機会」を失いかねません。だからこそ、最低でも平日日中に1名の常駐スタッフがいるシェアオフィスをおすすめします。有人スタッフがいれば、ワンタイム入館コードの発行や来客対応、設備トラブルの一次対応、そして対応履歴の記録といった即時対応が可能になり、利用者は安心して業務に集中できます。
常駐スタッフがいることで得られるメリットは明白です。即時対応により入館トラブルや認証エラーでの遅刻を防ぎ、来客案内がスムーズになって企業イメージを守れます。緊急時の初動にも迅速に対応できるため被害を最小化でき、対応ログや証跡が残ることでトラブル発生時の説明責任も果たせます。短期的な常駐コストは、代替会場の利用費や商談機会喪失と比べれば十分に回収できる投資です。
運営側に求める最低基準としては、平日9:00〜18:00は最低1名の常駐、問い合わせに対する一次応答は30分以内、ワンタイムコードなどの代替アクセス手段の用意、対応ログの自動保存、再発行や緊急出動の料金をあらかじめ明示することを挙げます。こうした体制があるかどうかを契約前に確認すれば、「安かろう悪かろう」を避け、真に安心して利用できるオフィスを選べます。
安さに惹かれて無人オフィスを選ぶ前に、一度立ち止まって考えてください。数千円の差で安心と信頼を買えるなら、それは賢い投資です。常駐スタッフによる「有人×自動化」の仕組みこそ、日々の業務を確実に守る最短の方法です。
銀座ビジネスセンターが「最も信頼できる」と感じた理由
銀座ビジネスセンターは、私がこれまで利用してきたワークスペースの中で最も信頼できる場所だと感じました。理由は明快で、まず「有人によるきめ細やかなサポート」が常に効いていること。入館から来客対応、設備トラブルへの一次対応まで迅速かつ丁寧に対応してくれるため、業務に集中できる安心感が格段に違います（営業時間内であれば電話一本で対応してくれる点も非常に頼もしいです）。次に「立地と施設の使いやすさ」。銀座という利便性の高い場所にありながら、室内は静かで快適、会議室や個室の設備も整っていて商談やプレゼンがスムーズに行えます。さらに清掃や備品管理が行き届いており、細部にまで気配りが行われている点も大きな魅力です。料金だけで選んで失敗したくない人にとって、多少のコスト差を補って余りある“信頼と時間の価値”を提供してくれる場所だと自信を持っておすすめできます。
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| 形態 | レンタルオフィス、バーチャルオフィス |
| 料金 | 月額11,000円(税込)～ |
| 拠点 | 銀座 |
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