近年、フリーランスやスタートアップの増加に伴い、シェアオフィスの利用が広がっているようです。シェアオフィスはイニシャルコストを抑えつつ、柔軟な働き方ができる点が大きな魅力であるものの、シェアオフィス特有のトラブルに悩まされるケースも決して少なくありません。例を挙げると、他の利用者とのコミュニケーション問題、騒音や設備トラブルなど、さまざまな課題が利用者同士のストレスを引き起こす原因となっています。
こうしたトラブルにどう対処すればよいのか、今回は自身が体験したシェアオフィスのトラブルやそれに伴う解決法について紹介していきます。
シェアオフィスのトラブル
シェアオフィスにはいろんなトラブルがつきものですが、次のようなものがよく見られます。
1.プリンターのトラブル
シェアオフィスでは、複数の利用者が共用でプリンターを使うケースが一般的です。しかし、その環境ならではのトラブルも発生しがちで、たとえば、他の誰かがエラーを出したまま放置しているため、プリンターが使用できないといった状況はよく見られます。
具体的には、利用者がプリンター操作中に紙詰まりやインク切れ、あるいはネットワークエラーなどを起こしたにもかかわらず、それを解決しないまま放置しているといったケースです。プリンター側はエラー状態のままとなり、その後に使おうとする人たちが正常に接続できなかったり、印刷指示を出しても反応しなかったりするといった問題が発生します。
シェアオフィスでプリンタートラブルが発生した場合、自分で無理に直そうとせず、基本的には運営会社や管理事務局に連絡して対応を依頼するのが正しい対応です。プリンターは個人の持ち物ではなく共用設備であり、保守契約の対象になっていることも多いため、勝手に操作をしてしまうと状況を悪化させたり、思わぬ責任問題に発展したりするリスクがあるからです。
プリンタートラブルの解決方法
シェアオフィスでプリンターに異常が発生した際には、画面に表示されるエラーコードやエラーメッセージを確認して記録しておきましょう。可能であれば、スマートフォンなどで画面を撮影しておくと後で状況を説明する際に役立ちます。
そのうえで、紙詰まりが目に見えているなど簡単に対処できるケースに限って指示に従って慎重に対応することは認められる場合もあります。ただし、プリンター内部を開けて内部に無理に手を入れたり、設定を変更したりリセット操作を行ったりするのは避けるべきです。もし操作を誤ってさらに悪化させた場合、修理費用や責任を問われる可能性があるので、絶対に行わないようにしましょう。
2.他人とのトラブル
シェアオフィスは、さまざまな業種や立場の人たちが共に働く空間であることから、他人とのトラブルが発生するリスクも少なからず存在します。もっともよく見られるのは、共有スペースの使い方に関するトラブルです。
具体的には、会議室の無断延長や電話・オンライン会議の音が大きい、またフリースペースの座席を長時間占有してしまうといったことがあります。また、飲食に関する他人とのトラブルも見逃せません。飲食が許可されているシェアオフィスでは、においの強い食べ物や飲み物を持ち込むことによって周囲に不快感を与えてしまうことがあります。たとえば、カレーやカップラーメン、ファストフードなどの香りがオフィス中に広がると、集中して作業をしている人にとって大きなストレスとなります。
本人にとっては何気ない行動だと思うことが、他のシェアオフィス利用者にとっては業務環境を損なう深刻な問題となり得るため、飲食する場合には周囲への配慮が求められます。
他人とのトラブルの解決方法
他人とのトラブルを未然に防ぐためには、基本的なマナーを守り常に「自分以外の誰かも同じ空間で働いている」という意識を持つことがとにかく重要です。もしトラブルが発生した場合には、個人間で感情的に対処しようとするのではなく、運営会社やその場にいるスタッフに相談し、第三者を交えて冷静に問題解決を図るようにしましょう。
3.オフィス環境におけるトラブル
シェアオフィスは、多くの人が同時に利用するビジネス環境ということもあり、誰かにとって快適なオフィス環境が別の誰かには不快に感じることもあります。なかでも、Wi-Fi環境や室内の温度設定に関するトラブルは頻繁に起こりやすく、利用者同士の不満やストレスの原因となることがあります。
まずWi-Fiに関する問題ですが、シェアオフィスにおける最も重要なインフラの一つでありながらよくトラブルになりがちです。たとえば、回線が混み合って通信速度が著しく低下したり、突然接続が不安定になったりすることがよくあります。特にオンライン会議や動画配信など大量のデータ通信を必要とする利用者がシェアオフィスに集中すると、その他の利用者の通信速度に多大な影響を与えてしまいます。
また、室内温度設定に関するトラブルもシェアオフィス特有の問題のひとつ。夏場の冷房設定や冬場の暖房設定は、個人の体感温度に差があるため、温度をめぐって不満が出やすいです。当然暑がりの人もいれば寒がりの人もいるなど、快適な温度は大きく異なります。特にエアコンのリモコンが自由に使えるような場では、誰かが無断で設定を変更してしまい、別の利用者からクレームが出るといった事態が起きることも想定しておかないといけません。
オフィス環境トラブルの解決方法
まずWi-Fiに関するトラブルを解決するためには、契約前にシェアオフィス側に通信環境を確認しておくことが重要です。たとえば、利用者数に対して十分な帯域を確保できるプランを採用しているか、オフィス内に複数のアクセスポイントを設置して負荷を分散させるかといった点を確認しておきましょう。利用場所によって通信状況が悪くなるような場合、業務に支障が出るため、どこの席を利用しても快適な通信環境が保たれるシェアオフィスを選びましょう。
また室内温度設定をめぐるトラブルに関しては、運営側があらかじめ「夏季は冷房〇度前後、冬季は暖房〇度前後」といった基準を設けて利用者に周知させてあるかどうかがポイントです。もし過剰な冷暖房で暑すぎる・寒すぎる設定になりがちなシェアオフィスを利用せざるを得ない場合は、常に上着やひざ掛けを持参するなどの対策を行うことでトラブルを回避できることができるかもしれません。
4.備品使用に関するトラブル
備品の使い方をめぐるトラブルは、日常の些細な行動がきっかけとなり、利用者同士の間に摩擦を生み出す典型的な問題のひとつかもしれません。
たとえば、会議室に常設されているプロジェクターやHDMIケーブルを使用したあと、元の状態に戻さずに放置してしまうケース。この場合、次に使用する人がそれを直さなければならなくなり、時間をロスするだけでなく機器に不具合が生じている場合は責任の所在が曖昧になり、深刻なトラブルへ発展することもあります。
また、ホワイトボードに至っては、使用後にきちんと消さずに退室することも少なくありません。その結果、あとから使う側に手間をかけさせたり、不快な思いをさせたりすることもあるようです。
備品使用トラブルの解決方法
備品使用のトラブルを防ぐためには、備品を使う際には「借りたら元に戻す」「汚したらきれいにする」「故障や異常を見つけたらすぐ運営に報告する」といった当たり前のルールを守ることが大事です。そして、自分がルールを破ることで「誰かが困るかもしれない」という意識を常に持ち続けることが相手を思いやることにつながります。自分だけの利便性を優先するのではなく、次に使う人のことを考えながら行動することが、シェアオフィスの秩序と快適さを守るための基本姿勢だと言えるでしょう。
トラブルが起きにくいシェアオフィスの選び方
トラブルが起きにくいシェアオフィスを選ぶためどのような点に注意すればよいのでしょうか？
まず、運営会社の管理体制がしっかりしているかどうかを確認すること。利用ルールが明確に定められており、それをきちんと運用しているシェアオフィスは、利用者同士のトラブルを未然に防ぐ力があります。たとえば、Wi-Fiの使用ルールや会議室の予約方法、飲食エリアの指定など、細かな点までガイドラインが整備されているかどうかを、事前にチェックしておきましょう。
また、設備面の充実度も重視すべきポイントです。Wi-Fi環境が高速かつ安定していること、空調設備が適切に稼働されていること、共用スペースが清潔に保たれていることなど、基本的なインフラが整っているオフィスは、利用者の満足度が高くトラブルも起きにくくなります。
加えて、利用者層の質や雰囲気もトラブル発生リスクに大きく影響します。内覧時には、実際にどのような人たちが利用しているかを観察し、静かに集中して作業している人が多い環境か、それとも雑談や交流が盛んな雰囲気か、自分に合ったスタイルのシェアオフィスかを見極めることが大切です。あまりにも利用者の属性がバラバラだったり、ビジネスマナーにばらつきがあったりするオフィスでは、些細なすれ違いがトラブルに発展するリスクが高まります。
シェアオフィスの利用者層の質や雰囲気は、立地するエリアによって大きく左右されるのが現実です。たとえば、ビジネス街やオフィスビルが多く立ち並ぶエリアにあるシェアオフィスは、比較的ビジネスマナーがしっかりしている利用者が集まる傾向があります。
一方、学生街や住宅エリア、カフェ文化が強い地域にあるシェアオフィスは、スタートアップやクリエイター、個人事業主など比較的カジュアルな働き方を好む層が多く集まる傾向があります。この場合、オフィスの雰囲気もラフで雑談や交流の頻度が高くなりがちです。
シェアオフィスを選ぶ際には、オフィス設備や価格だけでなく、「このエリアにどんな働き手が集まりやすいか」を想像し、自分の働き方に合った環境かどうかを確認することがとても重要となります。
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