レンタルオフィスの無人化・ワンオペが加速

コロナ禍の緊急事態宣言やまん延防止等重点措置などが発布されることが続く2021年、情勢の悪化も伴ってか、レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスなどのオフィスを運営する企業は、これまでのビジネスのやり方を変える戦略を取り始めています。

電話代行や受付対応、郵便物対応などの業務について「秘書サービス」という形で運営してきたところが、『無人化』『ワンオペ』対応とすることにより、人件費の削減などコストダウンを図っているのです。

これまでも無人のレンタルオフィスは格安レンタルオフィスを中心として存在しているものの、さらに今後は無人化・ワンオペスタイルのレンタルオフィスが増えていくのではないかとみられています。

そこで今回は、レンタルオフィスの無人化・ワンオペについて、「有人対応レンタルオフィスとの違い」「無人化・ワンオペ対応のメリット・デメリット」「選ぶなら有人レンタルオフィス?無人レンタルオフィス?」といった点を中心にまとめてみました。

有人レンタルオフィスとは?

多くのレンタルオフィスでは有人対応が一般的です。運営会社によってサービス内容は多少異なりますが、有人レンタルオフィスで行われる業務は概ね以下のようなものとなっています。

受付業務
・契約時の対応
・来客時の訪問対応
・部屋や会議室の予約受付対応
・お問い合わせ対応
・郵便物の受取や転送対応
・秘書代行/電話代行
・利用者および来客へのドリンクサービス など

清掃業務
・一般的な清掃対応(拭き掃除・床掃除・トイレ掃除等)
・ゴミ処理
・アルコール消毒
・コロナ感染症対策 など

バックオフィス業務
・事務作業
・内覧時の対応
・消耗品の補填
・ホームページのメンテナンス など

これらの業務は基本サービスに含まれているものもあれば、オプションとして別料金が発生するところもあり、中でも電話代行や秘書代行サービスなどは別途料金としているレンタルオフィスは多いです。

また、有人レンタルオフィスであっても「夕方5時以降はスタッフ不在」となるところなど、受付スタッフが滞在している時間が限定的のところもあります。

有人レンタルオフィスのメリット・デメリット

有人レンタルオフィスのメリットですが、以上のようなサービスが使用時にはいつでも受けられることで、快適にレンタルオフィスを利用できることにつきるでしょう。

たとえば、清掃対応がない・清掃回数が少ない、ということではオフィスの清潔感は保たれませんし、スタッフが常駐していなければ契約したい時にすぐに契約が出来ない、不意な来客があった際に誰もいないことで相手に不信感を与えてしまう、といったような様々な不都合が、有人であれば解消される点は最大のメリットです。

また有人であるがゆえにセキュリティ面でも安心感は抜群。もちろん監視カメラ等を設置して置けば何か問題や不正があったとしても状況を把握することはできるでしょうが、リアルタイム性に乏しく事後確認用として利用されるにとどまります。そのため有人であることは、大きな事故が起きる可能性への抑制効果としても効果を発揮してくれるのです。

その一方で、有人レンタルオフィスのデメリットがあるとすれば、採用に伴う人件費や教育研修費などが発生することでサービス料金を大きく下げられないことにあります。

特に電話代行をはじめ受付対応、郵便物受取・転送作業などは相応のスキルが必要になります。単一店舗の運営母体であればそれほど負荷はかからないかもしれませんが、多店舗展開を行っている運営母体の場合、人材の確保(採用コスト)や教育(研修コスト)に時間と費用がかかりすぎるのが運営上ネックとなってしまいます。

そのため、現在のようなコロナ禍、さらにはアフターコロナを見据えた事業継続のため、やむなくサービス内容を簡素化したり、人件費を削って無人化・ワンオペ対応に切り替えたりするところが増えているという現状があるわけです。

無人・ワンオペレンタルオフィスのメリット・デメリット

無人レンタルオフィスとは、その名の通り常駐スタッフがおらず、何かあった場合に運営側のスタッフが連絡を受けてから駆け付けるというスタイルを取るレンタルオフィスです。またワンオペレンタルオフィスとは、一人の従業員が全ての業務をカバーするといった具合に、これまで複数人で行っていた業務を一人で行う形のものを言います。

いずれの場合においてもメリットとしてあるのは、人件費がかかっていない分、運営側としてはコストを下げられるため利用者は安くレンタルオフィスを使用できることでしょう。

ただし、運営側として人件費を下げられる分、無人オペレーションを行うためのシステム開発や設備投資が必要となることもありますので、必ずしも無人・ワンオペ対応のレンタルオフィスだから安いだろう、とは思わない事です。

一方、無人・ワンオペレンタルオフィスのデメリットには

防犯面
衛生面・清掃対応
来客対応
郵送物対応

といったものがあります。こちらについてはそれぞれ詳しく見ていきましょう。

防犯面

常駐スタッフがいないということは、不審な侵入者があっても利用者が気づかないことが当然ながらあり得ます。
その点を無人レンタルオフィスでは、スマホから解錠できる電子錠の取り付けや監視カメラ、防犯システムといった設備を設置することで解決しています。

とはいえ、電子錠といった最新設備に不慣れな方だと戸惑うこともあるでしょうし、監視カメラや防犯システムも完全というわけではありません。最終的には人の手が加わらないと解決できないことが多いのが現実です。

衛生面・清掃対応

衛生面や清掃に関しては人間の手が入ることなしに綺麗さを保つことができません。
特にトイレなどの清掃が行き届いていないレンタルオフィスでは、利用がためらわれてしまうことも。

無人レンタルオフィスの場合、清掃対応は週に1度だけスタッフが訪問し対応するといった形を取っていたり、利用後の清掃は利用者にゆだねるなど、極力人の手をかけないオペレーションを取っていることもあって、特に現在のようなコロナ禍では安全対策がしっかりされていないと利用者側としても不安が募ります。

来客対応

無人レンタルオフィスでは、対来客用として無人受付システムを設置しているところもあります。

最近では、来訪者があった場合に入り口に設置しているデバイスから来訪予定企業を選択し呼び出しすると、利用者側の端末に連絡が届く、といったものなど、高性能のシステムが導入されているところも多いようです。

このようなツールは一見すると便利ではありますが、まったく馴染みのない方が来訪した場合(飛び込み営業など)にもすべて繋がれてしまうなど、対処方法に困ります。

郵便物対応

さらに困るのは郵便物の受取の場合です。レンタルオフィス宛に届いた郵便物の中には、受取の際に印鑑や署名が必要な簡易書留や速達郵便などもあります。これらの郵便物は無人レンタルオフィスの場合、自身が不在時だと物理的に受取ができません。そのため、再配達を依頼するか、本局がある郵便局へわざわざ取りに行くなどしなければならなくなり、手間がかかってしまいます。

選ぶなら有人レンタルオフィス?それとも無人レンタルオフィス?

ここまで有人レンタルオフィス無人レンタルオフィスの特徴やメリット・デメリットを比べてみてきましたが、結局のところ「自分はどちらのタイプを選ぶのがよいのだろう?」というところに行きつくのではないでしょうか?

結論から申し上げますと

・「コストを重視する」「取引先等の来訪があまりない」のであれば無人レンタルオフィス
・「サービス重視」「ミーティングは頻繁に行う予定である」というのであれば有人レンタルオフィス

ということになるのではないか、と思います。

とはいえ、ここでこんな疑問が湧いてくる人も中にはいるかもしれません。

『有人レンタルオフィスなのに「リーズナブルな価格でありながらサービスがしっかりしている」「人が呼びやすい」といったところはないのだろうか?』

実はそんな条件にマッチしたレンタルオフィスが銀座に存在します。それが2000年から20年以上にわたり運営を続けている時間貸しレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」です。

価格、清潔さ、セキュリティ、安全面どれをとっても満足できる「銀座ビジネスセンター」

「銀座ビジネスセンター」は2000年から現在に足るまで20年以上にわたり銀座で運営し続けるレンタルオフィス。

会員料金は月11,000円~、と銀座の中でも比較的リーズナブルな価格で展開されています。しかもリーズナブルだからといって無人レンタルオフィスではありません。常時10名の受付秘書が会員企業をしっかりサポートしてくれる有人レンタルオフィスなのです。

「銀座ビジネスセンター」の会員になると、法人登記や口座開設に必要な住所の利用が可能なこと、郵便物や宅配物の受取・転送対応、来客訪問時の受付対応といったさまざまなサービスが受けられます。

また「銀座ビジネスセンター」は、個室利用に関して1時間1,760円からでの別途料金となっており、月額固定型のレンタルオフィスではとは違って、利用したい時に利用した分だけ費用が発生する時間貸しのレンタルオフィス。作業用としてだけでなく、打ち合わせ、商談、セミナーなどにも利用できる多面性を持ち得ています。

「レンタルオフィスの個室利用は月額固定費用から通い続けないと損」ということもありません。仮に人件費を抑えて無人レンタルオフィス化しているレンタルオフィスと月の利用料金が同額だったとしても、「銀座ビジネスセンター」なら有人レンタルオフィスならではの手厚いサービスを受けることができるのです。

次に「銀座ビジネスセンター」のセキュリティ面や安全面についてですが、受付には常駐スタッフが待機しており、全22室ある部屋個室全てで施錠が可能。営業時間外にはセコムの警備システムの導入、監視カメラも設置しているなど、万全のセキュリティ対策が施されています。

最後に「銀座ビジネスセンター」の郵便対応についてですが、「銀座ビジネスセンター」では裁判所からの特別送達を除いた郵便物の受取を行ってくれるレンタルオフィスです。郵便物や宅配物の受取は営業時間であればいつでもOKなことや、転送対応についても平日18時までに連絡を行えば当日転送対応もできます。

まとめ

景気の低迷やコロナにおける相次ぐ経済の打撃も重なり、レンタルオフィス業界も今後無人化・ワンオペスタイルのレンタルオフィスが増えていくと言われています。しかしながら、有人レンタルオフィスの誇る手厚いサービスはレンタルオフィスを利用する上での大きなメリットです。

「銀座ビジネスセンター(URL : https://www.ginza-bc.co.jp/)」であれば、有人レンタルオフィスなのにリーズナブルな料金体系、さらにセキュリティ面や衛生面においても不安なく快適なビジネス環境が約束されていますので、安心して利用することができるのではないでしょうか。

筆者お気に入りのレンタルオフィス
レンタルオフィス銀座ビジネスセンター

詳細はこちらまで

「業界の先駆者」としての信頼と実績!秘書サービスも魅力。
今では一般的になったレンタルオフィスですが、その先駆者とも言えるのがレンタルオフィス銀座ビジネスセンターです。信頼と実績に加え、常時10名の秘書が提供する丁寧で正確な秘書サービスが強みです。
形態 レンタルオフィス、バーチャルオフィス
料金 月額11,000円(税込)~
拠点 銀座
評価

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