シェアオフィスとレンタルオフィスの決定的な違い

フレキシブルオフィスという言葉に代表される、利用者がいつでも好きな時に使用できるオフィスが最近人気です。コロナ禍では、会社に出社できない方がフレキシブルオフィスを利用してリモートワークを行ったりする機会がありました。コロナ禍が落ち着いて、通常業務に戻ってからは、以前ほどは聞かれませんが、個人事業主や1人会社の方、中小企業の方には現在も数多く利用されています。

そんなフレキシブルオフィスの中には、シェアオフィスやレンタルオフィスがあります。この2つのオフィスの違いをきちんと説明できる方はそれほど多くないかもしれませんが、それぞれ特徴があり、はっきりとした違いがあります。これからフレキシブルオフィスを利用しようとする方はどちらが良いか悩んでしまうこともあるかもしれません。

ここからはシェアオフィスとレンタルオフィスの決定的な違いについて見ていきたいと思います。

シェアオフィスとは?

シェアオフィスは、1つのオフィスを複数企業や個人の方でシェアして利用するオフィス形態を言います。シェアオフィスでは自分専用の個室を持つという感じではなく、フリーアドレスで自由な席を利用できるスタイルです。なかには専用個室を用意しているところもあるようですが、その場合はシェアオフィスとレンタルオフィスの複合型のイメージだと思ってください。

一般的なシェアオフィスの特徴
・利用時間内であればいつでも好きな時に利用可能
・利用料金の中に光熱費が含まれている
・住所利用(法人登記可のところも多い)
・郵便物の受取・保管・転送をしてくれる
・オフィス備品も利用可能
・電話対応可能
・会議室の利用可能
・フリードリンク

料金プランは月額定額のもの、従量課金のもの、ドロップインなどさまざまです。事業ステージや懐事情に合わせて利用できる点は大きなメリットとなります。

レンタルオフィスとは?

レンタルオフィスは、自分専用の個室を利用できるタイプのオフィス形態のことで、個室以外にも共有の会議室やフリースペースが利用できたりします。また、オフィス備品も備わっていることがほとんどで、まさに自社オフィスのように何でも利用できます。利用料金によっては受付スタッフがいるケース、無人のケースなどがありサービスの質がコストに転嫁されているイメージが強いです。

なおレンタルオフィスには、月額固定で個室を借りるタイプのものと、時間貸しタイプのレンタルオフィスの2つがあります。前者は空きがあれば借りることができ、賃貸オフィスのように自室化して利用することが可能です。一方、時間貸しタイプのレンタルオフィスは、満室で契約できないという事はなく、空いている時間であれば個室を利用できます。料金も利用した分だけの支払いとなるので、非常に経済的です。

一般的なレンタルオフィスの特徴
・専用個室をいつでも好きな時に利用可能(営業時間内)
・利用料金の中に光熱費が含まれている
・住所利用(法人登記可のところも多い)
・郵便物の受取・保管・転送してくれる
・オフィス備品

シェアオフィスとレンタルオフィスの違い

機能的には似た要素を持つシェアオフィスとレンタルオフィスですが、2つの違いについて見てみると以下のようなものがあります。

専用個室の有無

専用個室の有無はシェアオフィスとレンタルオフィスの大きな違いです。基本的にシェアオフィスには個室が用意されていません。フリーアドレスが基本のシェアオフィスの場合、資料の保管や荷物を置いたまま帰宅するなどはできません。また個室がないのでトイレに行く際などには、自分のパソコンやカバン周りがおろそかになりますので、大きな不安が付きまといます。

その点、レンタルオフィスは専用の鍵付き個室利用が基本ですので、邪魔されたり、パソコンをのぞき見されるような心配がありません。防音効果の高いレンタルオフィスであれば、静かな環境も確保できます。シェアオフィスだと集中して仕事をすることは難しいかもしれませんが、レンタルオフィスであれば可能です。

セキュリティ

これまでお伝えしてきたように、シェアオフィスは自分の占有スペースがないので、セキュリティ面を自分で考えなければなりません。もし離席中に情報を盗まれた、財布やカバンを盗まれたとしてもある意味自己責任となります。どこに不審者が混じっているかも正直分かりません。

その点レンタルオフィスの場合、施錠できる個室があるところであれば非常に安心ですし、入退管理をしっかりしているところであれば不審者も入ってくることはありません。

費用が安いシェアオフィスは利用を避けよう

ここまでシェアオフィスとレンタルオフィスの違いを見てきましたが、その中でも特に費用が安いシェアオフィスは利用を避けなければなりません。安かろう悪かろうというわけではありませんが、やはりリスクが高いことが露見されています。

ここからは利用者自身の問題と、あなたのクライアントが、あなたがシェアオフィスを利用していることを知ってどう思うか?について考えていきたいと思います。

シェアオフィス:利用者自身の問題

まず、利用者自身の問題としては、

・他人の会話が気になる
・他人の食事のにおいが気になる
・不衛生

などが挙げられます。

他人の会話が気になる

仕事に集中したい時に、隣の人が喋っている声が耳から離れない、そんなことはないでしょうか?カフェなどで仕事をしていると良くある光景ですが、これがお金を払って利用するシェアオフィスで起きるのは考えものです。ヘッドホンをする、耳栓をするそれで解決すればいいですが、結構人の声はそれらを通り抜けて頭の中に入ってきます。納期直前で急がなければならない時、プログラムを書いている、原稿を書いているそんな時も他人の声が聞こえる環境はタブーだと言えるでしょう。

他人の食事のにおいが気になる

シェアオフィスの中には、フリードリンクやフリーフードのところもあります。ドリンクぐらいであればまだ許せますが、食べ物のニオイは思った以上に気になります。特に臭いのきつい食べ物(カレーなど)は、人によっては気になります。食事を我慢しながら仕事をしている際にはいらだつこともあるかもしれません。そんな状況が日常茶飯事なのが安いシェアオフィスなのです。

不衛生

シェアオフィスは不特定多数の人物がオフィスを訪れます。そのため非常に不衛生です。インフルエンザが流行る季節になりましたが、不特定多数の人物が入り混じる場所は、病気にかかるリスクも高くなります。コロナ禍以降アルコール消毒を行うところは増えましたが、スタッフの教育が行き届いていない安いシェアオフィスなどでは清掃もまばらで、中には一切行わないところもあるのだとか。

シェアオフィス:クライアントのリスク

次にシェアオフィス利用において利用者のクライアントの立場としてのリスクに、

・電話内容が筒抜け
・作業内容が丸見え
・ハッキングされる可能性の高いFree Wi-Fi利用

などが挙げられます。

電話内容が筒抜け

シェアオフィスの場合にはフリーアドレスということもあり、基本的には壁がありません。簡易的にアクリル板で仕切りを作っているところもあるようですが、声が筒抜けとなるのは明らかです。最近は、固定電話が無くても会社としてやっている人も増えており、他人を気にせず大声で仕事の電話をしている人を良く見かけます。会話の内容から業種がわかってしまうような人もたくさんいます。電話のリスクはクライアント側にはわかりません。顧客情報や企業情報が思わぬところから漏れてしまう可能性はシェアオフィスの場合高いです。

作業内容が丸見え

パソコン作業している時に人が背中に立って不快に思う事はないでしょうか。真後ろに立たれるとパソコンの作業内容は一目でわかります。売上データ、機密データ、個人情報など外部に漏れては困るようなデータをシェアオフィスで処理するなんてことは、情報を盗んでくださいと言っているようなものです。特に安いシェアオフィスの場合、ハイクオリティのオフィスに来る人と違ったレベルの人が集まります。シェアオフィスでする作業内容によっては利用することが大きなリスクになることを肝に銘じましょう。

ハッキングされる可能性の高いFree Wi-Fi利用

簡単にアクセスできるFree Wi-Fiは非常に便利な反面、ハッキングされる危険も高いという事を知っておく必要があります。Free Wi-Fiにアクセスして閲覧している情報はすべて見られている可能性が高いと思った方がよいかもしれません。そんな環境で機密情報にアクセスするなどは厳禁です。シェアオフィスのようなFree Wi-Fiが利用できる環境で重要な情報にアクセスすることは控えましょう。

その点レンタルオフィスは、利用者しかアクセスポイントにリーチすることができない仕様になっていることがほとんどで、セキュリティが保たれています。セキュリティ意識の高いレンタルオフィスの中には、有線で接続できる環境が用意されているところもあります。

結論:シェアオフィスよりレンタルオフィス

シェアオフィスとレンタルオフィスを比べてみると、多くの点でレンタルオフィスのほうが、利用価値は高いことがわかっていただけたのではないでしょうか。オフィスで利用できるサービスが同じでも、その品質はシェアオフィスとレンタルオフィスでは大きく違います。これからフレキシブルオフィスを検討するのであれば、レンタルオフィスを軸に考えてみるのがおすすめです。その中で、コストを重視するなら時間貸しのレンタルオフィスを利用してみても良いのではないでしょうか。

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