これからのオフィスに求められるもの

働き方の概念が大きく変わってきている今、オフィスの役割が見直されています。特にコロナ禍を経験したことにより、テレワークやリモートワークといった働き方が常態化。現在は大企業を中心として、オフィス勤務に戻りつつあるという報道もありますが、カフェなどで働く人も減っている様子は見られません。そうなってくると話題になるのは「オフィスは果たして必要なのか?」ということ。オフィスのコストは企業にとって避けられない固定費であるがゆえ、できるだけ安いコストに抑えたいと思う経営者も多いと思います。そんななか、自宅やカフェといった環境、さらにはオフィスの新しいカタチとして、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースなど、さまざまな労働環境で働くことができる現実と向き合いながら、人は今後オフィスとどのように向き合っていくことになるのでしょうか。

今回は、「これからのオフィスに求められるもの」をテーマに考えていきたいと思います。

オフィスはなくしてもよいものか?

今までのオフィス形態とは、そこで働く社員が同じ時間に出社して、同じ環境、同じフロアーで働く、そんな場所でありました。もちろん、現在もこの形のベースは変わっていません。しかし、コロナ禍を境にオフィスにいない状態でも作業が行えることが常態化したことで、必ずしもオフィスいなくても業務は回せることができるということに人々が気づきました。

これまでも、出張時にリモートで外部環境から社内の業務システムにアクセスして情報操作する、といったことはできていましたが、それは営業担当や限られた社員にしか与えられていませんでした。しかし、テレワークやリモートワークが一般化した今は、ほとんどの社員が在宅でもオフィスにいるのと変わらない仕事をこなせています。当然、外部アクセスにはセキュリティ不安も募りますので、しっかりとセキュリティ対策を行ったうえで業務に臨まないと、情報漏洩につながる危険性もあります。その点は大企業を中心にITに精通している企業であればあまり問題になりませんが、多くの中小企業のITリテラシーでは、ただ家にパソコンを持ち帰っている状態ですから非常に危険だったりします。そのため、在宅ワーク時の業務に制限をかけたり、重要な情報へのアクセスはオフィスにきて行う、といった工夫を行っている企業もあるようです。

そうなってくると、オフィスは今のサイズを保つ必要がなくなります。少子高齢化の日本では、社員の確保も企業存続にかかわる大きな課題です。よって広告宣伝に力を入れたり、都心の一等地にオフィスを構えたりと、コストをかけて社員の募集に注力しているところも多くあります。しかし、コストをかけてもオフィスのないスタイルでビジネスはできるわけです。

また、最近は都心のオフィスにわざわざ出社する時間がもったいないと、サテライトオフィスを設ける企業も出てきています。満員電車に揺られて通勤するサラリーマンは多いですが、通勤するだけで時間も体力も奪われます。そのことが労働生産性を大きく下げるという見解から、特定社員が多く集まるエリアに企業のサテライトオフィスを設置し、本社と同様な仕事ができる環境を作っているわけです。当然事業規模や業態によりますが(できるのは大企業が中心ですし、実店舗での販売が必要な業態ではできません)、郊外にオフィスを構えて本社オフィスを縮小化する企業もあるようです。

とはいえコミュニケーションも大事

オフィスは不要かどうか?という点については、全く不要ではないが、オフィスのダウンサイジングは可能である、ととらえている企業も多く、一部の大手企業は本社機能を都心から郊外、または他県に移転させたところもあります。また、本社ビルを売却した企業もありました。とはいえ、コミュニケーションはどのように行うのか?そこはオフィスが潤滑油になっていたこともあり、難しい問題の一つでもあります。

テレワークやリモートワークで会議自体はZoomで行っているという人はいまだ多いです。しかし、移動が不要であるオンラインミーティングが非常にやりにくいと感じている人も多くいます。たとえば、情報伝達の手段として利用するのであれば、オンラインミーティングは非常に便利です。メールやチャットだけの味気ないコミュニケーションと比べ、相手の声や顔が見えるわけですから。しかし、クリエイティブな業種や佳境に迫ったプロジェクトのミーティングを行うツールとして、オンラインミーティングは必ずしも効果を発揮しているとは言えません。たとえば、「この部分もっと明るく」「この見出しをもっと左に」と言われても、イメージの共有ができず、何度も修正しなければならなかったといった経験はありませんか?また、画面に映っている部分以外でその人が何をやっているかわからない、オンラインミーティングの打ち合わせに真剣さを感じないといった人も中に入るようで、定例ミーティングはリアルがベストだ、と考えている人もいます。

コミュニケーションですが、やはり対面リアルに勝るものはありません。オフィスで人と触れ合う機会があることが刺激となり、新しいアイデアが生まれたり、仕事の原動力となることもあります。ランチの際の雑談がストレス発散となることもあるでしょう。オフィス、という何かあったら戻れる場所があることは、サラリーマンにとって非常に重要です。この部分を取り除いてしまったら、帰属意識は一気に薄れます。一人で仕事をしていると変わらない、ただ会社の看板で仕事をしているにすぎないからです。

よって、コミュニケーションの場となるオフィスという立ち位置が、今後のオフィスの形に欠かせない要因となります。

新しいオフィスのカタチ

コミュニケーションの場となるオフィスとして、最近耳にするのが「ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)」という言葉です。これは、それぞれの労働者に合わせて、働く場所を選択できる働き方を意味します。オフィスでもオフィスの外でもより働きやすい環境で仕事をするといったものです。大手IT企業では、日本国内に住んでいればどこで仕事をしてもよいと言っているところもありますが、まさにそのスタイルです。当然、どこの環境にいても社内で業務を遂行できるのと同じ環境やセキュリティが求められますので、IT投資に積極的である企業でなければ、そこまでのものは行えませんが、中小企業であってもオフィスを縮小化したり、横断型のコワーキングスペース(自社のどこの拠点で仕事をしてもOKというもの)も出てきており、オフィスありき、ということでなく、人ありきでビジネスが動いていく。それに合わせたオフィス構築が必要となってきています。

個人であればレンタルオフィスやシェアオフィスは便利

ここまでの話は、社員数が多い企業の働きかたとオフィスの関係についてでしたが、個人事業主や士業、中小企業の場合にはどのような働き方がよいのでしょうか。中小企業でもオフィスの固定費が負担になっているというところであれば、オフィスの見直しは非常に効果的です。特に中小零細企業の中には、雑居ビル内のエレベーターもないオフィスに入居しているといったところもあり、「社員が集まらない」「商談が決まらない」と嘆いているところもあるのだとか。オフィスを持つことが優先されると、人材を確保する、お客様を招いて打ち合わせをするといったところまで目を向けられず、事業の継続性にも影響を及ぼします。

その問題を解決するのにレンタルオフィスやシェアオフィスは効果的です。レンタルオフィスやシェアオフィスは、かなり前から存在はしていましたが、このコロナ禍で、新たに注目を浴びるようになりました。特に少人数の企業であれば、広いスペースは不要ですし、場合によってはオフィス備品も購入するほど利用しないこともあるでしょう。

レンタルオフィスやシェアオフィスの中には、コストを極限までに抑えながら、法人登記が可能な施設のある住所を利用したビジネス展開が可能なところも。東京の企業であれば、港区や中央区といった中心エリアにオフィスを構えることができれば、社会的なステータス獲得やクライアントへの信頼度を高めることも可能となります。それらのオフィスには必要な備品もそろっていますし、常駐スタッフがいることも。バイリンガルのスタッフがいるところもあり、グローバル展開も難なく行えます。

つまり、何から何まで自分で集めようとしなければ、世の中にはすでに便利な施設や仕組み、ツールがそろっているので、無駄なコストをかけずに済みます。不要なものを手放すことで新しく入ってくるものがあります。

働き方の変化やコロナ禍は、周辺環境の変化をもたらしました。その結果、今まで当たり前だと思っていたことが、実は無駄だったことに気づかされたり何かを変えるタイミングとなったりしています。オフィスをダウンサイジングして、コストメリットを図りたい、働きたい時だけ働ければよい、ということであれば、ぜひレンタルオフィスやシェアオフィスをおすすめします。

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