コロナ後はWeb会議用の完全個室が必須

コロナが終息して最近では大手企業を中心にテレワークの減少も言われているこの頃ですが、5G通信網の発達によりネット環境も快適であることから、コロナをきっかけにパソコンさえあればどこでも仕事ができるということを多くの人が学んだことでしょう。その結果、無料でWi-Fi接続ができるカフェなどの場所ではネット接続を行いながら仕事をしている人を数多く見かけます。テレワークの定義として、自宅やカフェなどオフィス以外の場所で自社の作業を行うことを指しますが、オフィスと違った環境で仕事をすることに慣れない人も多いかもしれません。

特にカフェのようなオープンスペースでは、比較的リーズナブルなコストで仕事ができる環境が手に入るといったメリットがありますが、個人情報漏洩につながりかねないので、仕事を行うことにはリスクが伴います。また、電話やWeb会議のように声を出すような機会があるケースでもあまり好ましくない場合があります。なかには、電話やWeb会議を禁止しているカフェも存在します。

そのため、もしWeb会議を行うことが多い仕事をしているのであれば、レンタルオフィスのような完全個室型の作業スペースを利用してみるのはいかがでしょうか。特に個人事業主やスタートアップ企業の場合、しっかりとしたオフィス契約を行うには多大なコストがかかります。そこで、レンタルオフィスやコワーキングスペースのようなオフィスを使って作業を行えば、上記のような問題は起こりにくくなるでしょう。

今回は、Web会議に重宝する完全個室型オフィスについて詳しく見ていきます。

完全個室型レンタルオフィスについて

完全個室とは、その名の通り完全に自分しか利用できない個室を指します。通常、レンタルオフィスやコワーキングスペースなどには個室プランが用意されており、仕切られた部屋で仕事を行うことが可能です。ただし、完全個室といっても密閉型の個室もあれば、半個室と呼ばれる密閉されていない部屋も存在するため、契約の際には注意しなければなりません。

密閉型の個室ですが、施錠可能な扉や防音設備が整ったものとなっており、セキュリティ的にも防音の観点からも非常に利便性の高い個室となっています。部屋の広さは運営会社によって異なりますが、1人利用の小さいものから、数人、数十人が利用できるような中・大規模なサイズのものまであります。東京都内で完全密閉型の個室を利用しようとした場合には、コストもそれなりにかかります。特に主要駅に近しいレンタルオフィスやコワーキングスペースの場合、価格に転嫁されていることもあり、中には1ヵ月10万円を超えるところも見かけます。

半個室型レンタルオフィスについて

一方半個室型ですが、上部が開いているようなものを指します。空調の関係または運営会社の予算の関係からそのような仕様になったと考えられますが、個室内に人が入ってくることはないものの、開かれた上部から隣接した部屋の物音や喋り声が聞こえてきてしまうため、カフェなどの公共の場でもあまり集中できないという方には、半個室型の利用は厳しいかもしれません。しかし、耳栓やヘッドホンで音楽を聴きながら作業することが苦痛でない方であれば、完全個室よりは安く利用できることも多く、資金力に難がある方はこちらを選ぶこともあるでしょう。

レンタルオフィスとシェアオフィスの違い

先ほど、レンタルオフィスやコワーキングスペースには個室スペースが存在するとお伝えしましたが、よく耳にするシェアオフィスには基本的に完全個室は存在しません。共有利用できる個室会議室は存在しますが、誰もが使えるわけではなく、予約を行いかつ有償で利用するといった使い方が一般的となります。

シェアオフィスとは、月額または従量課金、ドロップインの形で利用できるワーキングスペースのことを言います。基本的にはフリーアドレスの机を利用して作業を行うことになります。そのため、誰もが作業状況を後ろからのぞき見できてしまいますし、他の話し声だけでなく自分自身の声も周りに聞こえてしまいます。つまり、セキュリティや防音面においては半個室同様に弱い点がデメリットです。

Web会議を行えるワーキングスペースについて

レンタルオフィスやコワーキングスペースの中でも完全密閉型の個室でなければ、セキュリティを保った状態での作業が難しい点については理解できたかと思いますが、ではテレワークにおいてどのような場所であればWeb会議を人の目を気にせずに行うことができるのでしょう。

以下は、レンタルオフィスやシェアオフィス以外のワーキングスペースの紹介となります。

1つ目は「自宅」です。自宅の最大のメリットは、いつでも好きな時に仕事をすることができるだけでなく、家族以外の人間の声が聞こえてくることはありません。企業勤めの方のテレワークといえば、自宅での作業が最も多いと思いますが、突然の家族の帰宅やペットを飼っている家だと画面上に映ったりすることもあるため注意が必要です。家族と同居している方の中には、夫婦ともにテレワークを自宅で行う際に、1階と2階に分かれてWeb会議を行っていたといった話を耳にすることもあります。家族であっても人の存在は気になるので、そのような配慮が必要になる点は少々面倒に感じる部分かもしれません。

2つ目は「個室ブース」です。個室ブースとは、駅の改札近くで最近よく見かける電話ボックス上のワーキングスペースで、突然のWeb会議招集や作業において利用できるのがポイントです。防音設計により声が聞こえたり漏れたりすることがないことや、セキュリティが保たれているため、安心してWeb会議などを行うことができます。スマートフォンで利用予約したり、課金・施錠を行ったりできる便利さも魅力です。利用できる場所は限られており、JRを中心とした主要駅には比較的設置されていますが、私鉄や乗降者が少ない駅ではあまり見かけません。

ただし、これはあくまで緊急的な利用場所にすぎません。15分単位でいくらといった利用形態のため、常時利用は現実的ではない点を知っておくと良いでしょう。

レンタルオフィスがおすすめの理由

さて、Web会議などにも最適なレンタルオフィスやシェアオフィス。なかでもレンタルオフィスは利便性の高いことで知られているオフィス形態の一つです。

レンタルオフィスのメリットはいくつかありますが、

メリット

・駅近に所在していることが多い
・法人登記が可能
・オフィス備品が備わっている

といった特徴があります。

駅近に所在していることが多い

レンタルオフィスの多くは、駅の近くに所在していることが多いという特徴があります。これは利用者にとっての利便性の高さを考える上でも重要なことです。もし、利用するレンタルオフィスが最寄り駅から遠いところにあれば、ちょっとしたことで足が遠のいてしまうことでしょう。たとえば、天候が悪かったり体調不良だったり、他の用事があってあまり長い時間利用できないといった状態でも、駅近くであれば利用頻度は高いと思います。しかし徒歩15分もかかるようなエリアにある、近くにコンビニもない、といった環境だといくらコスト的には安くても利用頻度は下がる一方でしょう。レンタルオフィス利用は基本的に月額いくらといった費用が発生することが多いため、使わないと損です。そういった観点からも、駅近のレンタルオフィスは必須です。

法人登記が可能

最近のレンタルオフィスでは法人登記が行えるところも多く、事業を始める際にレンタルオフィスを活用した起業が可能です。レンタルオフィスであれば、入会金は設定されていることは多いものの、敷金や礼金、保証金などが不要であるため、自己資金は少なくて済みます。通いやすい場所の中から知名度や利便性の高いエリアでの起業ができるのです。東京都内の場合、新宿や渋谷、池袋、上野、東京、品川といったJRのターミナル駅にあるレンタルオフィスなら、乗り入れも多いのでどんな方にとっても利便性は高いといえるでしょう。またJRに限らず私鉄や地下鉄の駅でもランドマークになるようなエリアは存在します。そのような場所のレンタルオフィスも狙い目です。特に六本木や銀座、赤坂といったエリアはビジネス色も強いエリアなのでおすすめです。

オフィス備品が備わっている

オフィスの備品が備わっていることもレンタルオフィスの良い点といえるでしょう。起業時にオフィス備品を揃えようと思ったら相応のコストがかかります。プリンターやコピー機、プロジェクターなどの機器をはじめ、ステーショナリーグッズ、通信回線などに数十万円程度はかかってしまうこともざらです。しかし、レンタルオフィスなら月々の利用料に含まれていることがほとんどなので(一部の備品は有償のケースもあります)、コスト面でも非常にお得です。

Web会議を行えるレンタルオフィスで業務効率を高めよう

以上のように、レンタルオフィスは個室が利用できて、法人登記が可能、オフィス備品も常備されている快適な環境が用意されたオフィス形態のひとつです。防音効果の高い個室を利用できれば、Web会議でも他に迷惑をかけることなく、さらには会話から漏れてしまいがちな機密情報漏洩もありません。ただし、レンタルオフィスの中には完全密閉型ではないところもありますので、必ず内見を行ってから契約するようにしましょう。

また、レンタルオフィスの中には時間貸しタイプもあります。時間貸しレンタルオフィスとは、1時間いくら、といった料金形態で個室利用が可能なものを言います。固定型のレンタルオフィスとは違い、空いている部屋を予約して利用する形態のため、利用したい時だけ利用できるメリットがあります。コストを抑えたいと思っている方であれば、時間貸しのレンタルオフィス利用を検討してみるのもおすすめです。

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